INFORMATIONS RÉGLEMENTÉES

Paris, le 3 décembre 2020, 19h00

Rubis informe ses actionnaires que, compte tenu du contexte sanitaire actuel et des mesures restreignant les rassemblements, et conformément à l’Ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 portant prorogation et modification de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 autorisant la tenue des Assemblées Générales hors la présence des actionnaires et des personnes pouvant y assister, l’Assemblée Générale Mixte de Rubis du 9 décembre 2020, qui avait été initialement convoquée aux Salons Hoche, 9 avenue Hoche, 75116 Paris, se tiendra exceptionnellement à huis clos, au siège social de la Société, 46 rue Boissière -75116 Paris.

Il ne sera en conséquence pas possible d’assister physiquement à l’Assemblée Générale et aucune carte d’admission ne pourra être délivrée.

L’Assemblée Générale sera retransmise en direct à 14 heures (heure de Paris) le mercredi 9 décembre 2020, puis en différé sur le site internet de la Société (www.rubis.fr), sans possibilité de poser des questions, ni d’inscrire à l’ordre du jour des projets d’amendements ou de nouvelles résolutions pendant l’Assemblée Générale.

Conformément à l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, dont les dispositions ont été prorogées et modifiées par l’Ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020, et aux dispositions du Code de commerce, les formalités de participation et les droits des actionnaires sont décrits ci-dessous.

Tout actionnaire, quel que soit le nombre d’actions qu’il possède, peut participer à l’Assemblée Générale en votant par correspondance (Formulaire de vote de l’AGM de RUBIS.pdf), électroniquement via la plateforme de vote sécurisée VOTACCESS (https://www.nomi.olisnet.com), en donnant procuration à toute personne physique ou morale de son choix, ou en donnant pouvoir au Président de l’Assemblée Générale. Il est rappelé que les détenteurs d’actions de préférence ne disposent pas de droit de vote à l’Assemblée.

Formalités préalables de participation à l’Assemblée

Conformément à l’article R. 225-85 du Code de commerce, l’actionnaire doit justifier de l’inscription en compte de ses titres à son nom ou à celui de l’intermédiaire inscrit pour son compte (en application du septième alinéa de l’article L. 228-1 du Code de commerce) au deuxième jour ouvré précédant l’Assemblée, soit le lundi 7 décembre 2020 à 00h00 (heure de Paris).

Ainsi :

• les titulaires d’actions au nominatif (pur ou administré) devront, à ladite date, avoir leurs titres inscrits en compte auprès de Caceis Corporate Trust – Service Assemblées – 14 rue Rouget de Lisle – 92862 Issy-les-Moulineaux Cedex 09, qui gère les titres de Rubis ;
• les titulaires d’actions au porteur devront, à ladite date, justifier avoir leurs titres inscrits auprès de leur intermédiaire financier habilité, au moyen d’une attestation de participation délivrée par ce dernier, le cas échéant par voie électronique dans les conditions prévues à l’article R. 225-61 du Code de commerce, et annexée au formulaire de vote à distance ou de procuration établis au nom de l’actionnaire ou pour le compte de l’actionnaire représenté par l’intermédiaire inscrit.

Modalités de participation à l’Assemblée

Compte tenu du huis clos, les actionnaires et autres personnes ayant le droit d’y assister ne seront pas présents physiquement. Les actionnaires sont, par conséquent, encouragés à voter en amont, par correspondance ou par internet via la plateforme de vote sécurisée VOTACCESS.

Voter par correspondance ou par procuration

1. Voter ou donner procuration par Internet (recommandé)

Les actionnaires peuvent transmettre leurs instructions de vote, ou donner ou révoquer une procuration au Président de l’Assemblée Générale ou à toute autre personne mandatée (pour voter par correspondance) par Internet, avant l’Assemblée Générale, sur le site VOTACCESS dédiée à l’Assemblée Générale dans les conditions décrites ci-après :

• pour les actionnaires détenant leurs actions au nominatif (pur ou administré) : l’actionnaire au nominatif peut accéder au site VOTACCESS via le site OLIS Actionnaire à l’adresse https://www.nomi.olisnet.com :

• Les actionnaires au nominatif pur doivent se connecter au site OLIS Actionnaire avec leurs codes d’accès habituels. Leur identifiant de connexion est rappelé sur le formulaire de vote par correspondance ;

• Les actionnaires au nominatif administré doivent se connecter au site OLIS Actionnaire à l’aide de l’identifiant de connexion internet rappelé sur le formulaire de vote.

Après s’être connecté au site OLIS Actionnaire, l’actionnaire au nominatif doit suivre les indications données à l’écran afin d’accéder au site VOTACCESS et voter ou désigner ou révoquer un mandataire.

• Pour les actionnaires au porteur : il appartient à l’actionnaire au porteur de se renseigner afin de savoir si son établissement teneur de compte est connecté ou non au site VOTACCESS et, le cas échéant, prendre connaissance les conditions d’utilisation du site VOTACCESS.

Si l’établissement teneur de compte de l’actionnaire est connecté au site VOTACCESS, l’actionnaire doit s’identifier sur le portail Internet de son établissement teneur de compte avec ses codes d’accès habituels. Il doit ensuite suivre les indications données à l’écran afin d’accéder au site VOTACCESS et voter ou désigner ou révoquer un mandataire. Il est précisé que seuls les actionnaires au porteur, dont l’établissement teneur de compte a adhéré au site VOTACCESS peuvent voter (ou désigner ou révoquer un mandataire) en ligne.

Si l’établissement teneur de compte de l’actionnaire n’est pas connecté au site VOTACCESS, la notification de la désignation et de la révocation d’un mandataire peut toutefois être effectuée par voie électronique conformément aux dispositions de l’article R. 225-79 du Code de commerce, en envoyant un courriel à l’adresse électronique suivante : ct-mandataires-assemblees-rubis@caceis.com. Ce courriel doit comporter en pièce jointe une copie numérisée du formulaire de vote par procuration précisant les nom, prénom, adresse et références bancaires complètes de l’actionnaire ainsi que les nom, prénom et adresse du mandataire désigné ou révoqué, accompagné de l’attestation de participation délivrée par l’intermédiaire habilité.

Pour pouvoir être prises en compte par la Société, les désignations ou les révocations de mandats exprimées par voie électronique doivent être reçues au plus tard la veille de l’Assemblée, à 15 h 00, heure de Paris. Seules les notifications de désignation ou de révocation de mandat peuvent être adressées à l’adresse électronique susvisée, toute autre demande ou notification portant sur un autre objet ne pourra être prise en compte et/ou traitée.

L’accès à la plateforme VOTACCESS est ouvert depuis le lundi 23 novembre 2020 et prendra fin la veille de l’Assemblée, soit le mardi 8 décembre 2020 à 15 heures (heure de Paris).

Il est recommandé aux actionnaires de ne pas attendre les derniers jours pour se connecter à la plateforme VOTACCESS et voter afin d’éviter toute saturation de celle-ci.

2. Voter par correspondance ou par procuration par voie postale

Les actionnaires peuvent voter par correspondance à l’aide du formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration, joint à la Brochure de convocation. Ils peuvent se procurer le formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration :

• si leurs titres sont au nominatif : auprès de Caceis Corporate Trust – Service Assemblées – 14, rue Rouget de Lisle – 92862 Issy-les-Moulineaux Cedex 09 ;
• si leurs titres sont au porteur : auprès de leur intermédiaire financier (au plus tard six jours avant la date de l’Assemblée), qui se chargera de le retourner directement à Caceis Corporate Trust accompagné de l’attestation de participation.

Compte tenu du contexte sanitaire, les actionnaires peuvent également se procurer le formulaire unique de vote par correspondance / procuration sur le site internet via le lien suivant : Formulaire de vote de l’AGM de RUBIS.pdf L’attestation de participation demeure toutefois nécessaire si les titres sont au porteur.

Les actionnaires peuvent également se faire représenter en :

• donnant pouvoir au Président de l’Assemblée, à l’aide du formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration joint à la Brochure de convocation, en adressant une procuration à la Société sans indication de mandataire. La Société émettra, au nom de l’actionnaire, et conformément à la loi, un vote favorable à l’adoption des seules résolutions présentées ou agréées par le Collège de la Gérance ;
• donnant pouvoir à toute personne physique ou morale de leur choix (pour voter par correspondance).

Le formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration doit parvenir à Caceis Corporate Trust, à l’adresse susvisée, au plus tard le dimanche 6 décembre 2020 (article R. 225-77 du Code de commerce).

Toutefois, la notification de la désignation et de la révocation du mandataire peut également être effectuée par voie électronique, conformément aux dispositions de l’article R. 225-79 du Code de commerce, en envoyant un courriel à l’adresse suivante : ct-mandataires-assemblees-rubis@caceis.com. Pour les actionnaires au porteur, la notification doit être accompagnée de l’attestation des titres ainsi que d’un justificatif de son identité. La révocation du mandat s’effectue dans les mêmes conditions de forme que celles utilisées pour sa constitution. Pour pouvoir être prises en compte par la Société, les désignations ou les révocations de mandats exprimées par voie électronique devront être reçues au plus tard la veille de l’Assemblée à 15h00 (heure de Paris).

Dispositions générales

Conformément à l’article R. 225-85 III du Code de commerce, lorsqu’un actionnaire aura soit exprimé son vote par correspondance, soit donné une procuration, soit demandé une carte d’admission, il ne pourra alors plus choisir un autre mode de participation à l’Assemblée. Il peut néanmoins, à tout moment, céder tout ou partie de ses actions.

Cependant, si la vente intervient avant le lundi 7 décembre 2020 à 00h00 (heure de Paris), la Société invalide ou modifie en conséquence, selon le cas, le vote exprimé ou le pouvoir donné.

Les intermédiaires inscrits pour le compte des actionnaires n’ayant pas leur domicile sur le territoire français et ayant reçu un mandat général de gestion de leurs titres, peuvent transmettre ou émettre sous leur signature les votes des propriétaires d’actions.

Le mandat donné pour l’Assemblée vaut pour les éventuelles Assemblées successives qui seraient convoquées avec le même ordre du jour et est révocable dans les mêmes formes que celles requises pour la désignation du mandataire.

dépôt de questions écrites

Conformément aux articles L. 225-108 et R. 225-84 du Code de commerce, les actionnaires peuvent poser des questions écrites à la Société à compter de la présente publication.

Les questions écrites doivent être adressées au siège social de Rubis à l’attention de la Gérance, par lettre recommandée avec accusé de réception, au plus tard le quatrième jour ouvré précédant la date de l’Assemblée Générale, soit le jeudi 3 décembre 2020 et être accompagnées d’une attestation d’inscription en compte, soit dans les comptes de Caceis Corporate Trust pour les actionnaires au nominatif, soit dans les comptes de l’intermédiaire financier pour les actionnaires au porteur.

Une réponse commune peut être apportée à ces questions dès lors qu’elles présentent le même contenu. La réponse à une question écrite est réputée avoir été donnée dès lors qu’elle figure sur le site internet (www.rubis.fr) dans la rubrique « Actionnaires – Assemblée Générale ».

Droit de communication des actionnaires

Les documents et renseignements visés à l’article R. 225-73-1 du Code de commerce sont disponibles en ligne sur le site internet de la Société (www.rubis.fr) dans la rubrique « Actionnaires – Assemblée Générale ».

Les actionnaires peuvent également se procurer les documents prévus aux articles L. 225-115, R. 225-81 et R. 225-83 du Code de commerce par demande adressée à Caceis Corporate Trust – Service Assemblées – 14 rue Rouget de Lisle – 92862 Issy-les-Moulineaux Cedex 09.